Rhyddid Gwybodaeth

Adran 1 : Rhagymadrodd

1.1 Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn rhoi hawl i’r cyhoedd, y cyfryngau a chyrff i wneud cais am wybodaeth gan Llais Defnyddwyr.

1.2 Gellir gofyn am wybodaeth sy’n ymwneud ag unrhyw agwedd ar weithgarwch Llais Defnyddwyr a hefyd am unrhyw wybodaeth a gafwyd gan drydydd parti y mae Llais Defnyddwyr yn ei dal. Disgwylir i Llais Defnyddwyr ymateb i geisiadau am wybodaeth cyn pen 20 o ddiwrnodau gwaith.

1.3 Mae’r polisi hwn yn disgrifio sut y bydd Llais Defnyddwyr yn cydymffurfio â’r Ddeddf, ac mae’n agwedd hollbwysig ar ymrwymiad mwy cyffredinol Llais Defnyddwyr i weithredu’n effeithiol o ran Diogelu Data, Gwybodaeth Amgylcheddol, Cyhoeddi, Cofnodion a Rheoli Gwybodaeth.
Adran 2 : Egwyddorion

Ymrwymiad

2.1 Yn unol â Gweledigaeth a Gwerthoedd Llais Defnyddwyr, sy’n rhwymo’r corff i weithio dros fuddiannau defnyddwyr, rydym yn ceisio bod yn agored ac yn atebol i’r cyhoedd a datblygu a chefnogi staff. Oherwydd hynny, bydd Llais Defnyddwyr yn mabwysiadu ethos y Ddeddf a bydd yn ceisio ymateb i bob cais a gawn mor llawn ag sy’n bosibl.

Cyfrifoldeb

2.2 Mae’r Ysgrifenyddiaeth yn datblygu’r polisi ar ran y Bwrdd a’r Cyfarwyddwr Cyllid a Gweithrediadau sydd wedi’i ymddiried â’r gwaith o’i weithredu. Mae’r holl staff yn rhannu cyfrifoldeb.
Adran 3 : Gweithredu

Ceisiadau sy’n ymwneud â Staff

Gwybodaeth Bersonol

3.5 Bydd ceisiadau am wybodaeth bersonol sy’n ymwneud ag aelodau staff sydd wedi’u henwi’n cael eu trin fel ceisiadau mynediad testun a byddant yn dod dan Ddeddf Diogelu Data. Ni fydd cyfraith Rhyddid Gwybodaeth yn cael ei chymhwyso at aelodau staff byw.

Teithio a Chynhaliaeth

3.6 Bydd manylion ar gael am yr holl hawliadau am dreuliau teithio a chynhaliaeth ar gyfer yr holl aelodau staff os gwneir cais.

Rhoddion a Lletygarwch

3.7 Bydd manylion ar gael yn barod am yr holl roddion a lletygarwch ar wefan Llais Defnyddwyr yn y gofrestr rhoddion a lletygarwch.

Cyflogau a dyfarniadau cyflog

3.8 Bydd gwybodaeth ar gael am gyflogau a thaliadau i uwch reolwyr, aelodau pwyllgor lleyg ac aelodau cyngor yn ôl band cyflog os gwneir cais. Bydd gwybodaeth ar gael am gyflogau a thaliadau ond ni fydd yn cael ei phriodoli i aelodau staff unigol.

Arfarnu a Datblygu Staff

3.8 Ni fydd gwybodaeth ar gael am berfformiad staff unigol a datblygu staff unigol. Bydd cais am wybodaeth gyffredinol am hyfforddiant a ddarperir yn cael ei drin fel cais dan gyfraith Rhyddid Gwybodaeth.

Ceisiadau Mewnol am Wybodaeth

3.9 Pan wneir ceisiadau gan ein staff ein hunain, bydd Llais Defnyddwyr yn darparu’r holl wybodaeth, drwy’r fewnrwyd a chyfryngau priodol eraill, oni bai fod angen busnes wedi’i bennu i beidio â gwneud hynny. Bydd ceisiadau gan staff am wybodaeth nad yw ar gael yn barod drwy’r dulliau hyn yn cael eu trin fel ceisiadau dan gyfraith Rhyddid Gwybodaeth. Bydd ceisiadau mynediad testun am wybodaeth sydd wedi’i dal am unigolion yn cael eu prosesu’n unol â Pholisi’r Ddeddf Diogelu Data. Ni fydd ceisiadau syml am wybodaeth i helpu neu hwyluso gwaith o ddydd i ddydd yn cael eu trin fel ceisiadau dan gyfraith Rhyddid Gwybodaeth.

Data Cwynion Defnyddwyr

3.10 Bydd Llais Defnyddwyr yn darparu manylion cwynion a geir drwy ei Uned Cymorth Ychwanegol i ddefnyddwyr sy’n agored i niwed fel cymhareb i ffactorau penodol yn y farchnad, fel nifer y cwynion am weithgarwch trosglwyddo. Rhoddir y wybodaeth hon ar y wefan.

Briffio a Datganiadau i’r Wasg

3.11 Bydd pob un o’n datganiadau i’r wasg a’n nodiadau briffio cyhoeddus ar gael gennym. Bydd ceisiadau am nodiadau briffio mewnol a thystiolaeth a ddefnyddir i lunio datganiadau i’r wasg a nodiadau briffio i’r cyhoedd yn cael eu trin fel ceisiadau dan gyfraith Rhyddid Gwybodaeth.

Gwybodaeth Ariannol

3.12 Bydd Llais Defnyddwyr yn gweithredu’n rhagweithiol i gyhoeddi ei gyfrifon fel rhan o’r cynllun cyhoeddi ac ar wefan y corff. Bydd ceisiadau am wybodaeth ariannol arall yn cael eu trin fel ceisiadau dan gyfraith Rhyddid Gwybodaeth.

Ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth a cheisiadau am Wybodaeth

3.13 Mae Llais Defnyddwyr yn cael miloedd o geisiadau am wybodaeth bob wythnos. Bydd ein proses Rhyddid Gwybodaeth yn gweithredu ar gyfer yr holl geisiadau sydd y tu allan i faes ein busnes dyddiol arferol.

Cwynion

Mae unrhyw un nad yw’n fodlon ar yr ymateb i’w gais yn cael ceisio adolygiad drwy ysgrifennu at Llais Defnyddwyr. Bydd unrhyw un sy’n dal yn anfodlon ar ganlyniad adolygiad yn cael ymgeisio i’r Comisiynydd Gwybodaeth, sy’n gorfodi ac yn arolygu’r Ddeddf.

Manylion gwybodaeth a ryddhawyd

3.15 Bydd manylion ar gael am yr holl wybodaeth a ryddhawyd drwy’r wefan a chyfryngau eraill o ran ‘teitl y wybodaeth a ryddhawyd’ a’r ‘dyddiad rhyddhau’.
Materion gweithdrefnol eraill

Contractau Llais Defnyddwyr

3.16 Bydd Llais Defnyddwyr yn gwrthod cynnwys telerau mewn contract sydd â’r ystyr o gyfyngu ar ddatgelu gwybodaeth yr ydym yn ei dal ac sy’n ymwneud â’r contract y tu hwnt i’r cyfyngiadau a ganiateir gan y Ddeddf.

Asesu Risg a Rhyddhau Gwybodaeth

3.17 Cyn rhyddhau gwybodaeth gwneir asesiad risg a dadansoddiad effaith. Bydd unrhyw un y bydd rhyddhau’r wybodaeth yn effeithio arno’n cael ei hysbysu bedair awr ar hugain ymlaen llaw.

Cyfrinachedd a Thrydydd Partïon

3.18 Mewn rhai achosion bydd datgelu gwybodaeth o ganlyniad i gais Rhyddid Gwybodaeth yn gallu effeithio ar drydydd parti. Os yw gwybodaeth i gael ei rhyddhau, hysbysir y trydydd parti bedair awr ar hugain ymlaen llaw.

Gwybodaeth a roddir “yn gyfrinachol”

3.19 Ni fydd Llais Defnyddwyr yn cytuno i ddal gwybodaeth “yn gyfrinachol” oni bai fod modd cyfiawnhau hynny i’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Diogelwch

3.20 Gwrthodir ceisiadau am wybodaeth a allai beryglu diogelwch staff, swyddfeydd neu systemau technegol.